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¿Qué es KYB y Por Qué es Importante?

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KYB (Conoce tu Empresa) es un procedimiento de compliance diseñado para verificar la identidad y legitimidad de las empresas antes de establecer relaciones comerciales. Este proceso incluye la validación de la existencia legal de la empresa, la identificación de representantes y beneficiarios finales, y el análisis de riesgos asociados a su actividad y estructura organizacional.

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En un contexto global de crecientes regulaciones, como las recomendaciones de GAFI y las leyes locales en América Latina, realizar un onboarding exhaustivo no solo protege a las empresas financieras contra el lavado de dinero (AML) y la financiación del terrorismo (CFT), sino que también refuerza la confianza y la integridad de las relaciones comerciales.

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Pasos Clave en el Onboarding de Empresas

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1. Identificación y Verificación de la Empresa

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El primer paso es confirmar la existencia legal de la empresa y su capacidad para operar.

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Documentos clave:

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• Certificado de existencia y representación legal.
• Certificado de accionistas (hasta el nivel de beneficiarios finales según la regulación aplicable).
• Constancia de domicilio fiscal y jurisdicción tributaria.

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Consideraciones importantes:

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• FATCA y CRS: Asegúrate de recopilar información sobre la residencia fiscal de la empresa para cumplir con regulaciones internacionales.
• Estructuras societarias complejas: En casos de holdings, solicita registros adicionales que permitan identificar a los beneficiarios finales.

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2. Representantes Legales y Apoderados

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Es fundamental identificar a las personas que tienen la autoridad para actuar en nombre de la empresa.

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Diferencias clave:

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• Representante legal: Tiene la potestad general de actuar en nombre de la empresa.
• Apoderado: Actúa según los límites de un poder específico.
• Autorizado: Persona con acceso limitado a la cuenta para realizar tareas administrativas.

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Validaciones recomendadas:

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• Verificación de identidad mediante validaciones biométricas o bases de datos gubernamentales.
• Validación de poderes a través de actas o certificados emitidos por organismos oficiales.

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3. Beneficiarios Finales: La Clave del KYB

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Un beneficiario final es la persona física que, directa o indirectamente, posee o controla al menos un porcentaje significativo de la empresa.

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Desafíos comunes:

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• Estructuras multinivel: Empresas con múltiples holdings requieren un análisis detallado para identificar beneficiarios indirectos.
• Regulaciones diversas: Mientras que en Argentina el umbral es del 10%, en Colombia es del 5%, lo que exige adaptaciones locales en los procesos.

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Recomendaciones:

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• Implementar herramientas que automaticen la recopilación y análisis de datos.
• Establecer un árbol societario claro con respaldo documental para evidenciar la trazabilidad.

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4. Análisis de Riesgos

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El análisis basado en riesgo es un componente esencial del KYB, alineado con las recomendaciones de GAFI.

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Parámetros comunes para la matriz de riesgo:

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• Tipo de actividad económica.
• Jurisdicciones involucradas (ej.: países considerados paraísos fiscales).
• Asociaciones con personas expuestas políticamente (PEP).

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Metodología:

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• Clasificación de riesgo: Utilizar una matriz de riesgo para categorizar a los clientes en bajo, medio o alto riesgo.
• Cobertura ampliada: Evaluar no solo a la empresa, sino también a representantes, apoderados y beneficiarios finales.

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Tendencias Futuras: Open Banking y Automatización en KYB

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El open banking se presenta como una solución prometedora para simplificar el KYB. Al permitir el acceso seguro a datos financieros en tiempo real, esta tecnología reducirá la fricción en el proceso de onboarding y mejorará la precisión del análisis financiero.

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Además, la integración de herramientas de inteligencia artificial y bases de datos unificadas, como los registros de beneficiarios finales propuestos en Argentina, promete optimizar aún más estos procesos.

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