El avance de la tecnología ha permitido que procesos tradicionales, como el onboarding para personas jurídicas, migren hacia formatos digitales más eficientes. Sin embargo, este cambio trae consigo interrogantes legales y operativas sobre su validez, seguridad y confiabilidad. En este artículo, abordaremos las claves para garantizar un onboarding digital legalmente válido y cómo las empresas pueden adaptarse a las nuevas normativas sin comprometer la experiencia del cliente.

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¿Qué es el onboarding digital para personas jurídicas?

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El onboarding digital es el proceso de registro remoto que permite a una entidad financiera o PSP (Proveedor de Servicios de Pago) identificar y verificar a una empresa de manera digital. Este método debe proporcionar un nivel de seguridad y confianza equivalente al proceso presencial.

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Elementos clave del proceso digital:

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• Verificación de identidad: Comprobación de la documentación de la empresa (estatuto, poderes, etc.).
• Validación del representante legal: Confirmación de las facultades y autenticidad de la persona que actúa en nombre de la empresa.
• Conocimiento del cliente (KYC): Inclusión de información sobre beneficiarios finales y origen de fondos.

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Requisitos legales y normativos

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Para que el onboarding digital sea válido, es fundamental cumplir con las regulaciones aplicables a cada jurisdicción. En el caso de Argentina, esto incluye normativa del Banco Central (BCRA) y la Unidad de Información Financiera (UIF), así como estándares internacionales como los del GAFI.

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Puntos a destacar:

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1. Uso de firmas digitales y electrónicas:
   • Firma digital: Proporciona presunción de autoría e integridad del documento. Está respaldada por un certificador autorizado.
   • Firma electrónica: Aunque no tiene presunción legal, es ampliamente utilizada en plataformas comerciales debido a sus medidas de seguridad.
2. Validación de poderes y representación:
   Los bancos deben verificar que los apoderados estén debidamente autorizados. Esto se realiza mediante la revisión de estatutos, publicaciones en boletines oficiales y registros públicos.
3. Verificación biométrica:
   La autenticación de los representantes a través de datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial) se complementa con consultas a bases como RENAPER.

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Beneficios del onboarding digital

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Implementar un proceso de onboarding digital para personas jurídicas no solo acelera la apertura de cuentas, sino que también reduce riesgos asociados al manejo físico de documentos. Entre los principales beneficios destacan:

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• Rapidez y conveniencia: El cliente no necesita asistir a sucursales.
• Reducción de fraudes: La integración de tecnologías como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y biometría minimiza falsificaciones.
• Cumplimiento normativo automatizado: Las verificaciones digitales aseguran que los requisitos regulatorios se cumplan sin intervención manual.

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Limitaciones y desafíos

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A pesar de las ventajas, persisten algunos retos asociados al onboarding digital:

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1. Calidad de los documentos: La mala calidad de escaneos puede dificultar su lectura y autenticación.
2. Certificación de poderes: En algunos casos, es necesario validar documentos físicamente o mediante escribanos certificados.
3. Aceptación de firmas electrónicas: No todos los países o entidades aceptan firmas electrónicas como válidas, lo que puede generar conflictos legales.

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Futuro del onboarding digital

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Con el Decreto 743/2022, se han simplificado los procesos para renovar firmas digitales y se ha habilitado la validación remota de identidad. Esto allana el camino para una adopción masiva del onboarding digital en empresas. Sin embargo, es clave que las instituciones financieras sigan fomentando el uso de firmas digitales y fortaleciendo sus sistemas de autenticación.

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Conclusión

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El onboarding digital para personas jurídicas es una herramienta poderosa que, cuando se implementa correctamente, facilita la inclusión financiera, mejora la experiencia del cliente y asegura el cumplimiento normativo. Aunque existen desafíos, los avances tecnológicos y regulatorios están cerrando estas brechas, permitiendo procesos más seguros y eficientes.

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