¿Las empresas tienen compliance officers internos? No todas están obligadas a tener CO en su nómina. Siempre depende del caso particular. Conocé más al respecto en esta entrada. 

Contar con un CO (compliance officer) es una buena práctica que, conforme pasa el tiempo, gana mayor protagonismo. Esto, por supuesto, va de la mano de cómo el compliance adquiere más adeptos y buena reputación en el interior de las compañías, convirtiéndose, poco a poco, en una vertical consolidada dentro del negocio como cualquier otra (RR. HH., marketing, calidad, etc.).

Sin embargo, la situación cambia cuando hablamos de Sujetos Obligados (art. 20, Ley 25.246), quienes, conforme los parámetros del art. 21, deben cumplir con determinados parámetros de seguridad y reportes para operar, como la debida diligencia de sus clientes (KYC), el monitoreo de las operaciones (sospechosas) de aquellos con sus debidos reportes, entre otros. Esto ya no es una buena práctica, sino una exigencia regulatoria.

Esas acciones están taxativamente estipuladas en la Ley, inclusive, la incorporación obligatoria del oficial de cumplimiento, quien es la figura responsable, dentro de la entidad en cuestión, de formalizar las presentaciones de los requerimientos ante la Unidad de Información Financiera (UIF).

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¿Qué aptitudes y formación debe tener un buen compliance officer?

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Más allá del conocimiento del negocio en sí, por sobre todo, el CO tiene que contar con los valores de transparencia, responsabilidad y ética empresaria que sean coherentes con su trabajo. 

Una vez “cumplido” el filtro de personalidad para el rol, el CO debe actualizarse continuamente sobre la normativa nacional e internacional de cumplimiento. Según la industria, deberá interiorizarse en determinada reglamentación. Por ejemplo, no será la misma actualización de buena conducta y/o cumplimiento que debe saber el CO de una petrolera que el de una farmacéutica o bien de una entidad financiera que opere en varias jurisdicciones. Es decir, si bien los parámetros internacionales y las recomendaciones son para todos por igual, cada industria tiene su propio “zoom” en las reglas. 

Por un lado, resulta de suma importancia que cuente con fundamentos normativos sólidos a fin de poder bajarlos a la realidad y materializarlos; por el otro lado, que disponga de las llamadas soft skills para poder educar, transmitir e influenciar positivamente a toda la organización con los parámetros de buenas conductas.  

En realidad, el CO tiene que ser un referente dentro de la institución, el cual prepara y capacita a los empleados de todos los rangos para que tengan las herramientas éticas y legales necesarias para la toma de decisiones correctas conforme con los parámetros establecidos.

En cuanto a los parámetros internacionales de recomendaciones sobre los cuales debe estar siempre al día, se cuentan los estipulados por los siguientes organismos, entre otros:

• OCDE (Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico)
• El Grupo Banco Mundial (World Bank Group) 
• World Economic Forum
• Foro de cooperación económica Asía- Pacífico (APEC)
• Cámara Internacional del Comercio (ICC)
• FATCA (EE. UU.)

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¿Por qué disponer de un CO se ha vuelto una necesidad?

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Tal como mencionamos anteriormente, no para todas las industrias es obligatorio, aunque contar con un programa de ética y compliance sólido y un buen CO dentro de una organización se torna fundamental para el posicionamiento de la empresa. Cada vez más se busca que se cumplan con los parámetros regulatorios, y que las empresas y sus empleados actúen de forma correcta.

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¿Cuáles son los principales ámbitos de injerencia y tareas de un CO?

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Uno de los principales objetivos es velar porque el cumplimiento y la participación en el programa tenga efecto positivo en la organización y en los dependientes, para que la toma de decisiones sea de acuerdo con los parámetros allí establecidos. 

Dicho esto, podemos listar las siguientes tareas:

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• Ayudar a los empleados a tomar buenas decisiones, entrenarlos a fin de que sus acciones sean éticas y correctas sin la necesidad de estar encima de ellos.
• Generar una sinergia en la cual se puedan dar buenas y malas noticias a los jerárquicos sin tener miedo de las represalias y/o ser mal vistos. 
• Conseguir un equilibrio regulatorio y de acciones éticas en las corporaciones.
• Asistir a los altos ejecutivos en la prevención de actos ilegales.
• Demostrar públicamente el compromiso y la calidad de la organización sobre estos asuntos. 
• Apoyar al CEO y ser un consejero que acompañe al negocio y no que sea visto como un “policía” o extraño.

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En cuanto a la responsabilidad dentro de los sujetos obligados, un CO debe contar con un debido procedimiento a fin de indagar sobre los clientes de la entidad y las transacciones que realizan. Esto tiene como objetivo la elaboración de un legajo actualizado y sólido sobre cada uno y una base de datos para poder cumplir con las reglamentaciones.

En adición, el CO no puede ser el único agente que se ocupe del gobierno corporativo además de todas las actividades dichas, sino que ese papel lo debe asumir el CEO con el Directorio, acompañado de la figura del CO, para que, con el paso del tiempo, el debido cumplimiento de la cultura organizacional se transforme en un “autocumplimiento” y para que toda la empresa esté ajustada a las buenas prácticas y conductas. 

Claro está que si estas prácticas no bajan del “tone at the top” (‘el tono en la parte superior’ se refiere a la ética y al ambiente creado en el lugar de trabajo por el liderazgo de la organización; se trata de un anglicismo habitual en compliance) es muy poco probable que el CO pueda manejar, solo, dichas prácticas; por el contrario, tiene que ser un trabajo el equipo. 

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Auditorías

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Quizás, llegado este punto, te hayas preguntado qué sucede en relación con las auditorías interna y externa. En esta dirección, diremos que las auditorías permiten que se monitoree el programa de compliance de la empresa de manera continua y que el flujo de información y de los errores dentro de los procesos sean analizados y atacados con periodicidad cuando haya irregularidades y/o incumplimientos.

Cuando se cuenta con una auditoría interna sólida y en atención a los errores y a su prevención, las auditorías externas de los organismos se solucionan con mayores velocidad y agilidad.

Desde Complif, buscamos solucionar este problema con eficiencia, es decir, generando un software que permita que el CO detecte a tiempo los problemas de cumplimiento que está teniendo en la organización para encontrarse luego bien preparado para las auditorías externas, y que estas sean cada vez más organizadas y rápidas. 

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‍¿Cómo se relacionan Complif y los CO?

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Entablamos una comunicación y una relación directas con el CO y sus dependientes. Construimos una vinculación sólida, de manera que el CO pueda transmitir realmente cuáles son sus falencias y/o tareas que se dificultan a la hora de cumplir con la regulación. 

Así, desde Complif, podemos elaborar las soluciones tecnológicas que sean necesarias para simplificarle el trabajo y que pueda ganar tiempo para aprovecharlo en el diseño de estrategias avanzadas de compliance para su organización.

Creemos que el trato directo y personalizado es lo que nos diferencia a fin de poder crear e implementar un producto de calidad altísima.